effektiv projekteksekvering

Alt samlet på et sted

Over fem uger udsendte vi nyhedsbrev- og LinkedInserien: Hvad står i vejen for en effektivprojekteksekvering - og hvad kan du gøre? 

Serien tog udgangspunkt i studiet "Silence Fails", der er gennemført på 2.200 projekter, og som har fundet frem til 5 afgørende områder, man skal være opmærksom på, for at sikre et projekts succes. De 5 afgørende områder er: 

Afgørende område 1: Planlægning uden hold i virkeligheden

Afgørende område 2: Manglende støtte fra projektsponsoren

Afgørende område 3: Når formelle processer bliver undgået eller omgået

Afgørende område 4: Når ingen siger noget

Afgørende område 5: Manglende team performance

Hvordan du kan håndtere de forskellige områder, kan du læse mere om her på siden, hvor vi har samlet en række tips og tricks på et sted. 

 

Effektiv-projekteksekvering_område1_01-komprimeret

OMRÅDE 1: PLANLÆGNING UDEN HOLD I VIRKELIGHEDEN

Urealistisk planlægning er desværre ikke et ukendt problem i projekter. Ofte skyldes det at scope fastsættes af personer uden for projektet, at budgettet bliver reduceret undervejs, eller at der kun er fastsat indledende estimater. 

Så hvad kan du gøre?

  • Gør tydeliget opmærksom på problemet. Brug gerne egne erfaringer fra tidligere projekter.

    Her er det vigtigt at du 1) holder dig til fakta, 2) er nysgerrig på hvorfor planen ser sådan ud og 3) stiller åbne spørgsmål for at invitere til dialog. F.eks: 

    ”På vores sidste møde aftalte vi XXX” (fakta). Kan du uddybe, hvordan man er kommet frem til budgettet i forhold til det scope?” (åbent spørgsmål og nysgerrighed).

  • Vær nysgerrig som leder

    Det er essentielt, at du giver rum til feedback fra projektorganisationen. På samme måde som ovenfor, så vær nysgerrig på, hvad det er, projektorganisationen ser, som du ikke ser, og invitér til dialog.

 

OMRÅDE 2: MANGLENDE STØTTE FRA PROJEKTSPONSOREN

Når en projektsponsor er fraværende og stikker hovedet i busken, så er det ofte at teamet og projektet står alene og udsatte tilbage.

Hvordan kan du prøve at gribe situationen an?

  • Først og fremmest: tag det op med projektsponsoren! Der er desværre ingen vej udenom.

  • Det er ikke altid en let samtale, så øv dig med en kollega i at holde samtalen, inden du konfronterer din sponsor. Det er vigtigt, at du til samtalen holder dig til fakta, og undgår subjektive og følelsesmæssige ytringer. 

  • Hold tæt kontakt med din sponsor og hold hele tiden ham/hende ansvarlig for, hvad I har aftalt.

 

Effektiv-projekteksekvering_område2_01-komprimeret
Effektiv-projekteksekvering_område4_01-komprimeret

OMRÅDE 3: NÅR FORMELLE PROCESSER BLIVER UNDGÅET ELLER OMGÅET

Har du oplevet, at vigtige stakeholders og ledere ikke overholder aftalte processer? De stræber efter hurtige resultater, hvilket ofte sker på bekostning af, hvad der i deres optik er besværlige processer og praktikaliteter.

Hvad kan du gøre, næste gang du står i en lignende situation?

  • Påtale det, lige så snart du opdager det. Gør det faktabaseret, og motivér hvorfor du gør det. En motivation kunne være, at du gerne vil have at din stakeholder eller leder fremstår succesfuld. 

  • Vær proaktiv. Tag styringen på processen. Specielt hvis det er en stakeholder eller leder, der er kendt for at undgå eller omgå formelle processer. 

 

OMRÅDE 4: INGEN SIGER NOGET

Når projekter først er sat i gang, opleves det ofte, at ingen siger noget, selvom de kan se, at planer begynder at skride. Det betyder naturligvis, at man ikke giver organisationen mulighed for at omprioritere, omfordele ressourcer m.m.

Hvad kan du gøre?

  • Sige noget. Vær anerkendende overfor teamet/personen og vis, at du ved, at det kommer til at skabe problemer, men at problemerne længere nede af vejen, bliver meget større, hvis ikke der findes en fælles løsning nu. 
     
  • Skab tryghed. Ved opstart af projektet skab et trygt miljø for deltagerne, hvor det er det rigtige at sige noget tidligt, i stedet for ikke at sige noget. Lad alle komme til orde i hele projektforløbet. 

  • Se om alle dele af en projektplan konstant er i ”grøn” - det kan være en indikation på, at I er i ”Ingen siger noget”.

 

Effektiv-projekteksekvering_område3_01-komprimeret
Effektiv-projekteksekvering_område5-komprimeret

OMRÅDE 5: MANGLENDE TEAM PERFORMANCE

Manglende team-performance i projekter er et kendt problem. Det kan være tidskrævende at adressere, og sammen med pressede deadlines kan det gøre, at projektledere vælger, hvad der i situationen virker til at være den nemmeste løsning, at arbejde rundt om problemet.

Hvordan kan du undgå at arbejde rundt om problemet?

  • Tag udviklingsbrillerne på. Find ind til årsagen til, at et teammedlem ikke fungerer i stedet for at gå til vedkommendes chef. Du vil måske blive overrasket over, hvordan mennesker reagerer, når de får opmærksomhed og føler, at du oprigtigt gerne vil hjælpe. Ofte handler det ikke om motivation, men i stedet kan det handle om faktorer som kompetencer, det sociale i teamet, modsatrettede prioriterer eller manglende værktøjer. For bare at nævne nogle.

  • Involver en anden person i projektet til at hjælpe teammedlemmet på vej. Mange kan føle sig usikre, når de er med i projekter. Enten, fordi det er første gang eller, at de måske er introverte og ikke kender de andre teammedlemmer. Skab tryghed i teamet, så I åbent kan bearbejde performanceproblemerne. 

 

Har du noget på hjertet? 

Du er altid velkommen til at kontakte os, uanset om du gerne vil høre mere om hvad vi tilbyder, har spørgsmål eller måske bare gerne vil tale lidt om adfærd. 

Ikon_rød_mail
Ikon_rød_telefon

+ 45 60 62 76 21